Planifier la réalisation du projet

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Une fois l’orientation générale de votre projet définie, vous aurez à formuler de manière plus précise les objectifs qu’il poursuit ainsi que les livrables à produire pour réaliser le projet. Le partage des rôles et des responsabilités des différents acteurs dans la mise en œuvre et les échéanciers font aussi partie des éléments à planifier. L’ensemble de ces éléments pourront être intégrés à votre plan d’action. 

Formuler les objectifs et identifier les livrables en vue d'élaborer un plan d'action

La formulation des objectifs est une étape cruciale dans la mesure elle permet de clarifier vers où on veut aller et ce qu’on souhaite améliorer. Cette étape permettra aussi de s’assurer que tous les membres de l’équipe aient la même compréhension du projet et travaillent dans la même direction.

Types d’objectifs

Il existe plusieurs modèles pour structurer les objectifs d’un projet. Celui que nous proposons comporte 2 niveaux d’objectifs : 1) le but ou l’objectif général du projet et 2) les objectifs SMART.

  • But/objectif général du projet: À la fin du projet, quelle amélioration souhaitons-nous atteindre en matière de santé et de bien-être de la population? Auprès de quel groupe de la population en particulier?
    •  Exemple : Améliorer la santé mentale et diminuer le suicide chez les hommes de 35 à 50 ans
  • Objectifs spécifiques : Il s’agit des sous-objectifs de l’objectif général. Il est recommandé de formuler les objectifs spécifiques de manière à ce qu’ils respectent les critères SMART:
    • Spécifiques : les objectifs doivent être clairs et précis.
    • Mesurables : au terme du projet, vous devrez être en mesure de savoir si votre objectif a été atteint ou non. Pour être mesurable, un objectif doit s’appuyer sur des indicateurs.
    • Atteignables et Réalistes: l’atteinte de vos objectifs doit être faisable et tenir compte de la réalité dans laquelle s’inscrit votre projet. Fixez votre objectif en fonction des ressources disponibles et de l’adhésion des principales parties prenantes à l’égard de votre projet.
    • Temporellement définis : puisque par définition, un projet est une action temporaire avec un début et une fin, vos objectifs devront être atteints à l’intérieur d’un temps limité. À noter qu'un projet doit habituellement être découpé de façon à être réalisé dans une période de 18 à 24 mois.

Voici d'abord un exemple d'objectif qui NE RESPECTE PAS les critères SMART

Mieux repérer les personnes suicidaires

- Cet objectif n'est pas suffisamment spécifique pour que l'on puisse être en mesure de bien comprendre quel type d'actions nous souhaitons mettre en place. De plus, qu'entend-on par personnes suicidaires? Aussi, fait-on référence aux personnes de 0 à 100 ans ou à un groupe d'âge en particulier? Les hommes ou les femmes?

- Par ailleurs, cet objectif n'est pas mesurable, car il ne s'appuie pas sur un indicateur. On ne peut donc se prononcer sur notre capacité de l'atteindre.

- Enfin, l'objectif n'étant pas temporellement défini, nous ne sommes pas en mesure de savoir à quel moment on anticipe qu'il sera atteint.

Voici maintenant un objectif qui respecte les critères SMART :

- Mettre en place d'ici septembre 2013 un réseau de sentinelles implanté au sein de trois endroits régulièrement fréquentés par les hommes de 35 à 50 ans afin d'améliorer le soutien social de ces derniers.

Les livrables

  • Un livrable est défini comme un résultat mesurable, concret et vérifiable, découlant de l’achèvement d’une partie du projet ou de son intégralité.  
  • L’identification des livrables est importante, car elle permettra de préciser les principales étapes du projet et d’apporter une dimension concrète à celui-ci. 

Exemples de livrables

Objectifs SMART Exemples de livrables
  • Mettre en place d'ici septembre 2013 un réseau de sentinelles au sein de trois endroits régulièrement fréquentés par les hommes de 35 à 50 ans (ex. centres sportifs) afin d'améliorer le soutien social de ces derniers
  • Lettre d'entente de collaboration entre les CSSS et les trois endroits ciblés pour mettre en place le réseau de sentinelles
  • Liste des bénévoles recrutés
  • Dépliant décrivant le fonctionnement du réseau de sentinelles et les rôles des bénévoles
  • Outil de formation des bénévoles
  • Etc.

Pour chaque livrable de votre projet, vous devrez identifier les activités ou les tâches à réaliser pour vous permettre d'évaluer l'envergure de votre projet et les ressources requises.

Clarifier les rôles et responsabilités des acteurs

Pour chaque livrable à produire dans le cadre du projet, il est important d’identifier un porteur qui assumera le suivi de la réalisation. Chaque activité ou tâche devra également être assignée à une personne. Il existe différents types de rôles. Par exemple, une personne peut être responsable d’une tâche ou d’un livrable, peut en approuver l’exécution ou le résultat, peut être consultée ou peut être informée. Voici un modèle de tableau permettant de préciser les rôles et responsabilités pour chaque livrable.

Déterminer les échéanciers

Il s’agit de l’estimation des dates limites pour produire les différents livrables associés au projet. La production d’un diagramme de Gantt permet de visualiser dans le temps l’ordonnancement de la réalisation des différents livrables et activités associés au projet. Pour bien déterminer le temps requis pour réaliser chaque livrable, il convient de tenir compte de la répartition des responsabilités des acteurs et du temps qu’ils peuvent consacrer au projet.

Il existe plusieurs versions de logiciels disponibles gratuitement sur Internet. En voici un exemple que nous considérons facile à utiliser :

http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-161-gantt-project

Pour consulter le manuel d’instruction du logiciel disponible en ligne : http://rie.epivac.org/download/Guide_utilisation_GanttProject.pdf

Exemple de Gantt

Références

Sortir du moule(2011). Vos objectifs sont-ils smart? (en ligne) (http://sortirdumoule.com/vos-objectifs-sont-ils-smart/)

Lemire, N. et Litvak, E. (2011). L'amélioration en santé : diriger, réaliser, diffuser. Laboratoire d'expérimentation en gestion et en gouvernance (LEGG) de la santé et des services sociaux de la Montérégie.